Vážení klienti,
jednou z našich priorit je ochrana Vašich osobních údajů. V tomto dokumentu najdete všechny potřebné
informace ohledně Vašich osobních údajů zpracovávaných společností Naše agentura s.r.o., IČO: 08901686,
se sídlem Česká Čermná 184, 549 21, Okres Náchod, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u
Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 34165 (dále jen „Společnost“), s níže jste uzavřel/a
smlouvu o poskytování služeb (dále jen „Smlouva“).
Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte e-mail
info@naseagentura.cz.
- Za jakým účelem a jaké osobní údaje zpracováváme?
a) Plnění Smlouvy
Osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a realizace závazků ze Smlouvy. K tomu
potřebujeme Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, případně identifikační a kontaktní údaje
fyzických osob v angažmá, číslo bankovního účtu a jiné platební údaje, informace z komunikace
s Vámi, informace o přístupových údajích do Vašich aplikací, profilů na sociálních sítích, informace o
plnění Smlouvy. Zpracování těchto osobních údajů plyne přímo ze Smlouvy a je nezbytné pro plnění
našich smluvních povinností.
b) Oprávněné zájmy a zákonné povinnosti
V odůvodněných případech zpracováváme osobní údaje i za účelem ochrany našich zájmů, typicky v
případě právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany orgánů veřejné správy (Česká
obchodní inspekce apod.). Zde musíme prokazovat, že jsme při poskytování služeb dle Smlouvy
jednali v souladu s právními předpisy.
Často zpracování osobního údaje ukládá i zákon, zde zpracováváme osobní údaje typicky při:
- vedení účetnictví a plnění souvisejících daňových povinností,
- archivování.
c) Zasílání informací a novinek o našich službách či výrobcích (obchodních sdělení)
Našim klientům, u kterých jsme získali jejich e-mail a/nebo telefon při poskytování Služeb,
zpracováváme tyto osobní údaje za účelem zasílání informací a novinek o našich službách či
výrobcích. V případě, že nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli zdarma odhlásit.
Způsob bude vždy uveden v rámci takového sdělení a je možné při uzavření objednávky.
- Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?
Osobní údaje získáváme primárně od Vás. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se
Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.
Osobní údaje můžeme předat příslušnému finančnímu úřadu a jiným orgánům veřejné správy v případě
kontroly související s Vaší osobou či plněním Smlouvy.
Ke zpracování Vašich osobních údajů (identifikačních a kontaktních údajů) využíváme task management
software XXXX provozovaný společností XXXX.
K zálohování dat využíváme službu XXXX, se sídlem
XXXX.
Ke zpracování účetnictví využíváme službu XXXXX provozovanou společností XXXX,
a.s., IČ XXXXXXXX, se sídlem XXXX, zapsaná v
obchodním rejstříku XXXX.
Osobní údaje nejsou předávány mimo EU, není-li uvedeno jinak. - Jak zpracováváme osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné
manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás
pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou
zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností
zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo
zabezpečení osobních údajů.
Osobní údaje mohou být zpracovány i automatizovaně v rámci IT systémů využívaných Společností
(zejména software XXXXXX).
Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou
péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování
lidské důstojnosti. Chráníme osobní údaje takovým způsobem, aby nedošlo k neoprávněnému zásahu do
Vašeho soukromého a osobního života. - Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?
a) Smlouva a oprávněné zájmy
Vaše osobní údaje uchováváme po dobu účinnosti Smlouvy.
Poté je uchováme po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt (které mohou být v České republice až
15 let od vzniku relevantní události) za účelem vyřizování reklamací a uplatňování práv vůči
Společnosti, resp. ochrany našich práv při uplatňování práv vůči Vám. V této souvislosti zpracováváme
Vaše identifikační údaje (jméno a příjmení, IČO, DIČ, sídlo) a kontaktní údaje (e-mail, telefon),
případně takové identifikační a kontaktní údaje fyzických osob v angažmá, údaje o plnění Smlouvy
(obsah Smlouvy, informace o jejím plnění), informace z komunikace s Vámi.
b) Účetnictví a archivace dokumentů
Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném
plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností (event. pro účely
archivace). Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro
platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Potřebné osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví.
c) Zasílání obchodních sdělení
Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se neodhlásíte. Tato možnost je uvedena v
rámci každého sdělení a je zdarma.
Tyto údaje nemůžeme smazat, a to ani v případě Vaší žádosti, neboť nejsou zpracovány na základě
souhlasu. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda dané údaje již není nutné zpracovávat. - Jaká máte práva?
V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech
nosičů Vašich osobních údajů a poskytnutí seznamu zpracovávaných osobních údajů.
Vždy Vás budeme informovat o:
a) účelu zpracování osobních údajů,
b) osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně
veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
c) povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu,
jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů,
d) příjemci, případně kategoriích příjemců,
e) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá
ke stanovení této doby,
f) veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.
Mezi Vaše další práva patří:
a) požádat nás o vysvětlení,
b) požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení
opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
c) požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově
čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
d) podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
e) vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají. - Jak Vaše osobní údaje chráníme
K zabezpečení údajů slouží následující prostředky zabezpečení:
● antivirové ochrany
● šifrování a firewall
● autorizační údaje
● fyzické zabezpečení